podatek vat - Jak księgować gadżety reklamowe – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak księgować gadżety reklamowe – wszystko, co musisz wiedzieć

Twoja firma zdecydowała się na zakup gadżetów reklamowych? Zanim wręczysz upominki klientom, musisz wiedzieć, że nabyte artykuły trzeba rozliczyć. Jak powinno się księgować gadżety reklamowe w księgach rachunkowych? Czy takie wydatki można wliczać w koszty? Jak ma się kwestia zakupu upominków do odliczenia VAT-u? Na wszystkie pytania odpowiadamy poniżej.

Charakter działań

Przekazanie klientowi, kontrahentowi czy potencjalnemu pracownikowi gadżetu z logo firmy, próbek produktu czy innych akcesoriów reklamowych jest bez wątpienia działaniem marketingowym. Wydatki na reklamę można ujmować w kosztach podatkowych. Jako kosztu uzyskania przychodu nie uda się potraktować z kolei wydatków przeznaczonych na reprezentację firmy. Zakup gadżetów reklamowych takich jak kubki z logo zalicza się do pierwszej grupy. Oznacza to, że wydatki na działania o charakterze marketingowym, polegające na promowaniu firmy poprzez wręczanie drobnych podarunków, można ująć w kosztach podatkowych.

Gadżety reklamowe i koszty uzyskania przychodu

Zakupione upominki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli mają związek z charakterem prowadzonej działalności. To właściciel firmy musi udowodnić istniejącą zależność, jeśli chce dokonać korzystnego rozliczenia. Koszty uzyskania przychodu pomniejszają wielkość przychodu, w rezultacie czego otrzymuje się dochód będący podstawą opodatkowania. Im wyższe koszty, tym mniejszy podatek.

Przedsiębiorca kupujący gadżety reklamowe ponosi koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskanymi przychodami i zabezpieczające źródło przychodów (do takich zalicza się wydatki na cele marketingowe), a zatem może potraktować wydatki na upominki z logo jako koszty uzyskania przychodu.

Należy pamiętać jednak o kolejnej ważnej sprawie. O tym, czy zakup gadżetów zostanie wliczony w koszty, decyduje także wartość nabytych przedmiotów. Nie będzie problemu z zaksięgowaniem drobnych akcesoriów takich jak filiżanki, długopisy czy parasolki. Inaczej sprawa wygląda w przypadku luksusowych prezentów.

Jeżeli wręczane prezenty będą wartościowe i przeznaczone dla ściśle określonego grona, a nie masowego odbiorcy, wydatki na ich zakup noszą znamiona reprezentacji. Nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów, dlatego że nie wiążą się z reklamą, lecz z kształtowaniem wizerunku marki.

Rozdawanie upominków reklamowych a VAT

Jeśli cena jednostkowa nabytego gadżetu, bez kwoty podatku, określona w momencie jego przekazania, nie przekroczy 10 zł, jego przekazanie nie rodzi obowiązku wykazania VAT należnego z tego tytułu. Co ważne, dla przekazania takich upominków przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji pozwalającej określić tożsamość osób, które zostały nimi obdarowane.

Jeżeli cena jednostkowa prezentów reklamowych okaże się wyższa niż 10 zł, nie trzeba będzie od ich przekazania naliczać VAT, o ile prowadzi się ewidencję osób obdarowanych, pod warunkiem, że łączna wartość podarunków przekazanych jednej osobie w danym roku podatkowym nie przekroczy 100 zł. Jeśli natomiast cena jednostkowa danego upominku przekroczy 100 zł, koniecznie trzeba opodatkować jego przekazanie, chyba że przy zakupie podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ewidencjonowanie w księgach rachunkowych

Przyjęte rozwiązanie w kwestii ujmowania w kosztach wydatków na reklamę w księgach rachunkowych trzeba uwzględnić w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości w firmie. Przy organizowaniu kont księgowych dobrze też pamiętać, że księgi rachunkowe każdej jednostki powinny być prowadzone w sposób zapewniający wyliczenie dla celów podatkowych wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości podatku należnego za dany rok obrotowy.

Koszty reklamy (w tym wydatki na gadżety reklamowe) ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Księguje się je na koncie „Koszty według rodzajów” albo koncie zespołu 5. Można ująć je na koncie  „Pozostałe koszty rodzajowe”. Ponadto przekazanie podarunków uda się zaksięgować w ciężar konta „Zużycie materiałów i energii”.

Faktura za zakup gadżetów reklamowych może być zaksięgowana przykładowo zapisem:

– strona Wn konta „VAT naliczony i jego rozliczenie” (kwota VAT naliczonego, jeśli podlega on odliczeniu),

– strona Wn konta „Rozliczenie zakupu” – wartość netto faktury,

– strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami” – wartość brutto faktury.

Wydatki na zakup upominków uda się ująć w kosztach bezpośrednio po zakupie z dopiskiem np. strona Wn konta „Koszty reklamy” i równolegle strona Wn odpowiednie konto zespołu 5, strona Ma konta „Rozliczenie kosztów”.

Przekazanie prezentów księguje się przykładowo tak: strona Wn konta „Koszty reklamy”, strona Ma konta „Towary” albo konto „Materiały” i równolegle: strona Wn odpowiednie konto zespołu 5, strona Ma konta „Rozliczenie kosztów”. Gadżety reklamowe pozwalają na skuteczną promocję firmy. Nabywając i wręczając je klientom, należy jednak pamiętać o kwestiach związanych z rozliczeniami podatkowymi. Powyżej zostały przedstawione najważniejsze zasady. Znając je, można prawidłowo księgować zakupione gadżety i odpowiednio wyliczać koszty uzyskania przychodu.

Przewiń do góry