Spotkanie z Klientem – jak się do niego przygotować?

Rozmowy biznesowe są jednym z podstawowych elementów naszej codziennej pracy. Od relacji z kontrahentami zależy bowiem zarówno powodzenie naszego biznesu, ale i jego ogólny wizerunek. Jak przygotować się do spotkania z Klientem, aby nie pominąć żadnego szczegółu?

Wiem z kim rozmawiam

Przed przystąpieniem do rozmów, jeśli wcześniej nie były one prowadzone, warto jest dowiedzieć się jak najwięcej o drugiej stronie. Najlepiej jest zdobyć możliwie jak najwięcej informacji o naszym rozmówcy, nawet tych, które z pozoru wydają się nieistotne. Na przebieg rozmów może mieć wpływ dosłownie wszystko – od aktualnej kondycji firmy, którą reprezentuje druga strona, zajmowane stanowisko, przez pochodzenie, po panującą podczas spotkania atmosferę. 

Mam plan przebiegu spotkania

 Aby w czasie rozmów mieć szanse na osiągnięcie założonego celu, warto jest przygotować sobie plan spotkania. Nie tylko poprzez określenie biznesowych założeń i BATNA, w przypadku rozmów negocjacyjnych, ale też z uwzględnieniem ewentualnych konieczności rozluźnienia atmosfery, zaproponowania krótkiej przerwy czy przywrócenie rozmowy na właściwe tory. Temat przewodni spotkania i trzymanie się go przez cały czas trwania, jest niezwykle istotny dla końcowego efektu. Pamiętaj, że Twój rozmówca może mieć zupełnie inne założenia. On również będzie dążył do osiągnięcia określonego wcześniej celu i wasze wspólne interesy będzie trzeba pogodzić. 

Wparcie „dydaktyczne”

 Materiały pomocnicze w czasie prezentacji swojego stanowiska mogą okazać się nieocenione. Niezależnie od tego, czy negocjujesz strategiczny kontrakt, czy prezentujesz produkt, materiały obrazujące treść przekazu pomogą drugiej stronie dokładniej odebrać jej sens. Gadżety reklamowe, szklanki firmowe czy nawet kubki reklamowe, również mogą zadziałać na Twoją korzyść w czasie prezentacji. W zależności od tego jak je wykorzystasz, mają szansę na tyle wzmocnić przekaz, że zostanie on zapamiętany, a wykorzystane rekwizyty będą budziły pozytywne skojarzenia z Twoją prezentacją. 

Prezencja własna i odpowiednia oprawa

 Nie ma potrzeby szczególnego przygotowywania miejsca spotkania, ale z całą pewnością niezbędne jest zadbanie o pewne podstawowe detale. Twój wizerunek oraz miejsce, w którym ma odbyć się spotkanie, będą pierwszym, co wywrze wpływ na drugiej stronie. To one będą świadczyły o Twoim stosunku do rozmów i samego rozmówcy. Dlatego zadbaj o swoją prezencję – schludna fryzura, zadbane dłonie, czyste obuwie i co ważne, nie przesadzaj z perfumami, a strój dobierz adekwatnie do rodzaju spotkania.

W miejscu prowadzenia rozmów powinna panować komfortowa temperatura. Komfortowa, czyli taka, gdy w czasie spotkania nikomu nie będzie ani za gorąco ani zbyt zimno. Ważne jest także, aby współuczestnicy mieli dostęp do napojów. W dobrym tonie jest zaproponowanie do picia kawy lub herbaty, podanych oczywiście w filiżankach reklamowych albo kubkach z nadrukiem, a na stole stały dostęp do wody i szklanki z logo.