Jakie gadżety reklamowe mogę wrzucić w koszty?

Stara prawda o budżecie marketingowym mówi, że możne on przybrać dowolną wysokość – żadna kwota nie jest za duża, aby wydać ją na reklamę. Z drugiej strony gdy obroty zaczynają spadać, to właśnie marketing doświadczy cięć jako pierwszy. Nawet doskonale prosperujące firmy, rozumiejące znaczenie reklamy w biznesie, nie chcą jednak przepłacać. Jeśli zatem coś może zostać wrzucone w koszty, chętnie korzystamy z tej opcji. Jak to wygląda w przypadku gadżetów reklamowych? Czy stanowią one koszt uzyskania przychodu czy raczej koszt reprezentacji? Które możemy odliczyć od podatku a z którymi lepiej nie ryzykować?

Koszt uzyskania przychodu a koszt reprezentacji w kontekście gadżetów reklamowych

Zacznijmy może od zdefiniowania obu rodzajów kosztów, do których można zaliczać gadżety reklamowe – zwłaszcza że tylko jedne z nich można odliczyć od podatku, zaś gratisy wręczane kontrahentom mogą być traktowane jako przynależne do każdej z tych grup.

• koszt uzyskania przychodu: to wydatek firmowy poniesiony w celu uzyskania przychodu albo utrzymania źródła przychodów. Bez niego prowadzenie działalności, a tym samym zarabianie na niej, byłoby utrudnione lub wręcz niemożliwe. Do kategorii tej należą m.in. usługi telekomunikacyjne czy zakupy surowców do produkcji. Można je odliczyć od podatku (w całości lub częściowo, w zależności od konkretnej kategorii);
• koszt reprezentacji: to wydatki poniesione na cele wizerunkowe, czyli na zaprezentowanie się firmy w jak najkorzystniejszym świetle. Choć w praktyce są one nieodzowne, to jednak zgodnie z polskim prawem nie można ich odliczyć od podatku, ponieważ nie stanowią bezpośrednich kosztów uzyskania przychodu. Zalicza się tutaj m.in. odzież na spotkania z klientami czy upominki dla nich.

Zgodnie z powyższym rozróżnieniem można by zatem uznać, że wszystko stracone – gadżety reklamowe są przecież upominkami dla klientów, zatem idealnie wpisują się w koszty reprezentacyjne. Okazuje się jednak, że wykładnia prawa jest po stronie podatników. Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej z 2021 r. precyzuje, jakie warunki muszą spełnić gadżety, aby można było je odliczyć od podatku.

Które gadżety reklamowe stanowią koszt uzyskania przychodu?

Interpretacja organu podatkowego nie jest tym samym, co przepis prawa. Wobec braku konkretów w ustawie, stanowi ona jednak wytyczne dla przedsiębiorców. Trzymanie się ich zabezpiecza przed podejrzeniami ze strony fiskusa, jakoby firma dokonywała nieuzasadnionej optymalizacji podatków poprzez dokonywanie nieuzasadnionych zakupów.

Krajowa Informacja Skarbowa podaje następujące kryteria zaliczenia zakupu gadżetów reklamowych do kategorii wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodu:

• niska cena: za gadżet reklamowy uchodzi drobiazg – czyli artykuł o niskiej wartości. W praktyce jednak nie aż tak niskiej – zgodnie z interpretacją koszt zakupu jednej sztuki takiego gadżetu nie może przekroczyć 100 zł. Dotyczy to jednak również zestawu gadżetów wręczanych jednej osobie – a zatem wystawne kosze prezentowe nie są już traktowane jako gadżet;
• logowanie: aby dany artykuł mógł być uznany za gadżet reklamowy, musi spełniać właśnie rolę reklamową. W tym celu powinien być oznaczony logo firmy. Ze względu na specyfikę poszczególnych artykułów, logo może znajdować się na samym produkcie (np. kubek) albo na jego opakowaniu (np. elektronika);
• cel zakupu: do uznania jakiegoś artykułu za gadżet reklamowy fiskus potrzebuje również potwierdzenia, że został on zakupiony z marketingową intencją. Gadżety możemy zatem kupić w celu ich dodawania do zamówień albo rozdawania na targach. Jeśli właściciel firmy zamówi takie artykuły na własny użytek, nie będą one już gadżetami reklamowymi, nawet jeśli spełniają pozostałe kryteria;
• powiązanie z firmą: to najbardziej kontrowersyjny element interpretacji. Zgodnie z nim każda firma powinna zamawiać gadżety odpowiadające jej profilowi. W praktyce dopuszczalne jest jednak wrzucenie w koszty gadżetów o charakterze uniwersalnym – czyli takich artykułów, które przydadzą się każdemu (np. kubki, bidony, termosy, notesy, długopisy).

Wobec niejednoznaczności przepisów najlepiej kierować się zdrowym rozsądkiem. Fiskus raczej nie będzie robił problemów, jeśli kwota zakupu gadżetu nieznacznie przekroczy 100 zł albo jeśli zamiast na targach rozdamy je podczas lokalnego festynu. Za bezpieczne można uznać wszystkie produkty dostępne w katalogach firm wykonujących gadżety. Wszystkie wątpliwości powinno rozwiać biuro rachunkowe, dlatego też warto współpracować z rzetelną księgową.